Wirtualna asysta daje dużo swobody działania w codziennej pracy, np. poprzez formę zdalnego wykonywania obowiązków czy bycie freelancerem, który ma kilku klientów, a nie pracuje tylko dla jednej firmy. Wiąże się to również z koniecznością umiejętnego zarządzania realizowanymi przez siebie projektami, a także zarządzaniem sobą w czasie. Jak robić to umiejętnie, aby pracować jak najbardziej efektywnie?
II edycja programu Wirtualna Asysta startuje 28 marca!
Jeśli interesuje Cię ten zawód - sprawdź szczegóły 4-miesięcznego szkolenia i zdobądź nowe przyszłościoe kompetencje.
Pracujesz już jako wirtualna asysta, ale czujesz, że Twoja organizacja pracy nie jest najlepsza? A może marzy Ci się taka praca, jednak martwisz się, czy poradzisz sobie z zarządzaniem swoim czasem i zadaniami? Podpowiadamy w trzech prostych krokach, jak zapanować nad zadaniami, pracując jako wirtualna asysta.
Wirtualna asysta - zarządzanie sobą w czasie w trzech krokach
1. Stwórz listę zadań
Lista zadań, które masz do wykonania, jest konieczna, aby zdążyć z ich wykonaniem – szczególnie jeśli masz kilka projektów i wiele zadań do zrealizowania. Stwórz więc listę „to do”, którą będziesz odhaczać. Wykreślaj z niej na bieżąco te informacje, które dotyczą wykonanych zadań. Dzięki temu każdego dnia będziesz wiedzieć, ile jeszcze zostało Ci do zrobienia, a co z powodzeniem zrealizowałeś.
Taką listę możesz tworzyć w zwykłym kalendarzu, ale są do tego także specjalne narzędzia, np. Asana czy MaisterTask. Dzięki nim uporządkujesz swoją „to do list” i będziesz mieć do niej dostęp na komputerze czy smartfonie, gdziekolwiek jesteś.
2. Nadaj priorytety zadaniom
W jednej chwili zadań, które masz do wykonania, może być naprawdę sporo. Musisz nadać im termin realizacji i priorytet wykonania. Oznacz wyraźnie te, które wymagają pilnej realizacji i ustaw je na początku listy. Ta grupa to zadania „ASAP” (As soon as possible, czyli Tak szybko, jak to możliwe)) lub „na już”. Zabierz się za nie w pierwszej kolejności.
W kolejnym kroku nadaj priorytet niższego rzędu zadaniom, które możesz rozłożyć w czasie. Wyznacz realny termin ich wykonania względem konieczności dostarczenia ich do klienta. Najlepiej miej zawsze w zapasie jeden dodatkowy dzień, czyli jeśli w piątek masz wysłać wykonane zadanie, ustaw średni priorytet z datą na czwartek. W razie obsunięcia czasowego zyskasz jeden dodatkowy dzień na jego dokończenie! Niech te zadania znajdą się zaraz pod najpilniejszymi na Twoje liście.
Na samym końcu wpisz te czynności, które mogą poczekać dłużej. Może są to jakieś zadania, które potrzebujesz mieć w pamięci, aby wykonać do końca miesiąca, albo takie, które mogą, ale nie muszą zostać zakończone w określonym terminie. Jeśli nie masz na nie konkretnego deadline’u, spróbuj oszacować, kiedy powinny zostać zakończone. Ustaw je na końcu listy, ale nie pozostawiaj bez żadnej daty – nadaj ją na pierwszy wolny moment, kiedy będziesz mógł się nad nimi pochylić.
3. Wyznacz czas pracy
Pilnuj swojego czasu, gdyż jak to mówią „czas to pieniądz”. Jeśli źle go zagospodarujesz, będziesz mieć poczucie jego straty i swojej bezproduktywności. Dlatego wyznacz sobie przestrzeń do pracy zdalnej, która nie będzie zawierała żadnych zbędnych rozpraszaczy Twojej uwagi (telewizora, radia, dzieci czy zwierząt, a nawet zbyt łatwego dostępu do jedzenia, to też potrafi odwracać uwagę).
Musisz być swoim szefem – wyznacz godziny pracy, np. od 9:00 do 16:00 lub 17:00 i w tym czasie nie wykonuj niczego innego, jak tylko zadania ze swojej listy. Uwzględnij czas na przerwę na wstanie od biurka, zjedzenie drugiego śniadania czy nawet wyjście na świeże powietrze. Nie rób tego jednak zbyt często, aby nie rozproszyć na zbyt długo uwagi.
Przypisuj w kalendarzu do godzin konkretne zadania – zaplanujesz w ten sposób cały dzień, aby nie mieć żadnej luki, która dawałaby Ci powód do rozleniwienia się. Możesz oczywiście traktować je dość elastycznie, czasem coś może zająć więcej czasu, ale staraj się, aby każde z zadań miało realnie określony czas na jego realizację.
II edycja programu Wirtualna Asysta startuje 28 marca!
Jeśli interesuje Cię ten zawód - sprawdź szczegóły 4-miesięcznego szkolenia i zdobądź nowe przyszłościoe kompetencje.
